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Papiersammler

Literaturverwaltungs-Programme

Florian Diehl


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Papers

Die Verwaltung wissenschaftlicher Literatur ist ohne Computer und Internet nicht mehr denkbar. Florian Diehl stellt einige Bibliographie-Programme vor, die sich auch für Lebenswissenschaftler eignen.

Grundsätzlich machen alle Literaturverwaltungs-Programme das gleiche wie ein Bibliothekar und erstellen zunächst einen Index aller Einträge in der Bibliothek, den sie in einer Datenbank speichern. Das gilt auch für Programme, die die Literaturverwaltung am privaten Rechner oder am Laborrechner erleichtern sollen. Mit ihnen lassen sich nicht nur Publikationen in Form von PDFs, sondern auch Bücher oder bloße Referenzen verwalten. Meist bieten Bibliographie-Programme auch die Mäglichkeit, Referenzlisten zu generieren, um daraus Bibliographien in Word oder LATEX zu erstellen.
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Für Apple-Fans

Ein beliebtes Bibliographie-Programm, das jedoch nur auf Macintosh-Rechnern läuft, ist PAPERS, mit dem der Nutzer alle Artikel, die als PDF-Dateien auf der Festplatte liegen, importieren und in einer Datenbank speichern kann. PAPERS enthält verschiedene Werkzeuge mit denen man die Struktur der Datenbank gestalten kann. So lässt sich zum Beispiel ein Verzeichnissystem einrichten, in das PAPERS die PDFs in Ordnern nach Autorennamen und Erscheinungsjahr sortiert ablegt. Eine der Stärken von PAPERS ist die Implementierung aller gängigen Suchmaschinen wie GoogleScholar, PubMed oder ArXiv. Klickt der Anwender auf eines der Icons, äffnet sich ein browserähnliches Suchfenster, in das er Suchanfragen eintippen und die erscheinenden Artikel als PDFs herunterladen kann. Zudem lassen sich mit PAPERS Artikel in Gruppen ordnen, und als Bibliographie für verschiedene Textverarbeitungsprogramme (LATEX, Word und Open Office) exportieren. PAPERS erledigt die komplette Artikelbeschaffung, das heißt es sucht, lädt herunter, legt ab und exportiert. Es ist online als Testversion kostenlos verfügbar, und darf einen Monat lang mit vollem Funktionsumfang ausprobiert werden. Eine Single-User-Lizenz kostet 29 Euro.
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Das Programm Endnote, das mittlerweile bei vielen Wissenschaftlern, die mit Microsoft Word arbeiten, zum Standardreferenzmanager avanciert ist, verfolgt eine andere Strategie. Statt wie PAPERS zuerst die PDF-Dateien zu organisieren, verwaltet Endnote die Referenzen, das heißt Informationen über Autor, Titel und Erscheinungsjahr eines Artikels und fügt seit der X-Serie PDF-Dateien als Anhang an eine bestehende Referenz an. Mit Endnote kann man aber (noch) kein individuell konfigurierbares Verzeichnissystem erstellen, das die Arbeit erleichtern würde, wenn man viele PDFs importieren muss. Die große Stärke von Endnote ist die reibungslose Zusammenarbeit mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word, Apple Pages und OpenOffice die Referenzen direkt aus der Endnote-Datenbank in den Text importieren kännen. Das ist für Schreiber von Artikeln oder Reviews überaus praktisch, da sie nicht ständig zwischen Text- und Literaturverwaltungsprogramm wechseln müssen.

Dank eines neuen Features kann Endnote X3 die private Literatur-Datenbank des Anwenders im Internet speichern. Über einen Webserver kann dieser Referenzen oder ganze Endnote-Datenbanken hochladen und von jedem PC mit Internetanschluss aus auf die Referenzliste zugreifen. Bislang kännen jedoch nur die Referenzen und nicht die vorhandenen PDF-Artikel online gespeichert werden.

Kleines Hilfsprogramm

Für den Webbrowser Firefox existieren viele kleine Helferprogramme, sogenannte Add-ons, die die Funktionen des Browsers erweitern. Das Add-on Zotero (ab Version 3.0) ist ein einfaches, schnelles und kostenloses Literaturverwaltungs-Programm. Weil Zotero speziell für Firefox programmiert wurde, findet die komplette Literaturverwaltung direkt im Webbrowser statt. Lädt man Zotero herunter, erscheint in der Adresszeile von Firefox ein kleines Zotero-Symbol, klickt man darauf, speichert Zotero die Internetseite automatisch als Lesezeichen. Zotero speichert aber auch andere Datentypen, wie Bilder oder PDFs. Wenn der Nutzer einen Artikel von PubMed importieren mächte, muss er lediglich die PubMed-Seite mit der Zusammenfassung des Artikels aufrufen, auf das Zotero-Icon klicken und das Programm holt sich die wichtigen Metadaten (Autor, Titel, Erscheinungsjahr). Anschließend kann man das PDF herunterladen, und dem neuen Zotero-Eintrag hinzufügen.

Da Zotero sich in alle gängigen Textverarbeitungsprogramme einbinden lässt, entfällt das lästige hin- und herwechseln zwischen Textprogramm und Internetbrowser. Darüber hinaus kann der Zotero-Nutzer auf der Webseite von Zotero einen kostenlosen Account einrichten und die eigene Literaturdatenbank auf dem Zotero-Server speichern. Auf diese Weise ist auf jedem Computer, der über diesen Account angemeldet ist, stets die gleiche Zotero-Datenbank hinterleg.

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Literatur-Netzwerk

Das Literaturverwaltungs-Programm Mendeley läuft auf allen Plattformen (Linux, Mac OS, Windows). Die Grundidee ist ähnlich wie bei PAPERS: Mendeley lädt PDF-Artikel über die Import-Funktion und legt die Metadaten in einer Datenbank ab. Mendeley lässt sich optimal in Webbrowsern (zum Herunterladen der Daten) und in Textverarbeitungssoftware (zum Erstellen einer Bibliographie) integrieren. Praktisch ist auch die automatische Synchronisierungsfunktion mit Zotero und CiteULike, sowie die Option, die Mendeley- Bibliothek in die Programme RefWorks oder Endnote zu übertragen. Beim Herunterladen von Mendeley wird ein kostenloses Benutzerkonto erstellt, über das auch andere Nutzer die Datenbank komplett oder in Teilen einsehen können. Dies ist ein großer Vorteil für Arbeitsgruppen, die mit Forschern aus der ganzen Welt kooperieren. Mendeley bietet zwar die Möglichkeit, die PDF-Dateien online zu speichern, der Speicher ist aber derzeit noch auf 500 Mb begrenzt.


Datenbank im Web

RefWorks ist eine komplett webbasierte Datenbank, für die man monatlich bezahlt und die ähnlich wie die bereits genannten Referenzmanager funktioniert. Der Anwender kann bei RefWorks Gruppen einrichten, RSS-Feeds erstellen und vieles mehr. Das Programm enthält verschiedene Exportfunktionen für Textverarbeitungssoftware und ein Werkzeug, um Zitate direkt in Microsoft Word einzufügen. RefWorks richtet sich an Wissenschaftler, die schnell und ohne viel Aufwand eine institutsweite Literaturdatenbank erstellen wollen. Wer jedoch auf riesigen virtuellen Papersammlungen sitzt, die darüber hinaus noch auf mehrere Rechner verteilt sind, sollte sich nach Alternativen umsehen, denn das Hochladen von hunderten oder gar tausenden PDFs auf den RefWorks-Server ist eine Sisyphosarbeit.

RefBase hat zwar einen ähnlichen Namen wie das oben beschriebene RefWorks, ist aber ein eigenständiges Programm, dessen Funktionen um einiges umfangreicher sind als die von RefWorks. Bemerkenswert an RefBase sind die vielen verschiedenen Export und Import-Funktionen. Das Programm wartet zusätzlich mit RSS-Feeds auf und enthält eine Suchfunktion, die SQL-Befehle und RegExp versteht. Um RefBase verwenden zu können, benötigt man einen Computer der als Webserver fungieren kann. Deshalb muss man vor der RefBase Installation eine Server-Software installieren und auch die Programme PHP und MySQL für das Datenbankgerüst dürfen nicht fehlen. Wenn bereits viele PDFs auf den Institutsrechnern vorhanden sind und der manuelle Import aller Daten keinen Sinn mehr macht, lassen sich mit Ref- Base alle Daten sicher in eine einheitliche Datenbank zusammenführen.

Anders als bei RefWorks ist die Literaturdatenbank mitsamt den PDF-Dateien bei RefBase auf dem Server des Instituts gespeichert. Die Daten sind also immer noch „vor Ort“ vorhanden und der Wissenschaftler hat sie parat, wenn die Datenbank gesichert oder umgestellt werden muss. RefBase legt eine sinnvolle Verzeichnisstruktur an, auf die auch andere Programme zugreifen können. Dazu ändert RefBase jedes PDF beim Import nach einem vorher festlegbaren Schema und benennt alle Dateien in der Datenbank einheitlich.

Die Installation von RefBase ist nicht ganz so komfortabel wie die der anderen zentral gehosteten Online-Datenbanken. Der Mehraufwand lohnt sich aber, denn RefBase enthält alles, um eine institutsweite Datenbank aufzubauen, die auf jeden einzelnen Nutzer individuell zugeschnitten ist. RefBase ist kompatibel mit allen anderen Literaturverwaltungsprogrammen und funktioniert auch im Zusammenspiel mit Endnote oder Papers.


Teure Lizenzen

In Zeiten stetig steigender Preise für Journalabonnements lohnt es sich, über eine effiziente computerbasierte Literaturverwaltung nachzudenken. Immer mehr Uni-Bibliotheken können sich die teuren Universitäts-Lizenzen der Verlage nicht mehr leisten. Es ist daher anzunehmen, dass sich früher oder später Institute oder einzelne Wissenschaftler ihre Literatur teilweise eigenverantwortlich beschaffen müssen. Spätestens dann ist eine effiziente Literaturverwaltung mit einem geeigneten Programm unerlässlich.




Letzte Änderungen: 10.08.2010


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