"Machen Sie mal ein PDF daraus!"

Erstellen von PDF-Dokumenten

Katharina Hien & Steffen Rümpler

Inzwischen lädt sich auch der technikscheue Emeritus den kostenlosen Acrobat Reader herunter und kann PDF-Dateien öffnen und lesen. PDF's selbst zu erstellen, ist ein bisschen kniffliger. Katharina Hien und Steffen Rümpler zeigen Ihnen die wichtigsten Tricks und Einstellungen.

Um Informationen über Mail und Internet besser austauschen zu können entwickelte die Firma Adobe Systems das PDF-Dateiformat. PDF Dateien sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr weg zu denken: Druckereien verlangen PDFs für die Druckvorlagen und auch die Kongressanmeldung läuft meist über eine PDF-Vorlage. Im "Portable Document Format" finden Sie im Netz schnell herunterladbare Broschüren, Dokumente und E-Books . PDFs sind unabhängig von individuellen Bildschirmauflösungen und selbst verschiedene Betriebssystemen wie Windows, Macintosh oder Linux können PDFs gleich gut darstellen. Die Dateien enthalten Texte, Vektor- und Rastergrafiken. Es ist möglich, aus ihnen heraus Links zu Webseiten oder anderen Dokumenten zu nutzen, Formularfunktionen einzubauen, sowie Javascript und 3D-Objekte zu integrieren. Erst nachdem der Acrobat Reader kostenfrei benutzt werden konnte, begann der Siegeszug der PDF-Dateien seit den 90er Jahren.

Die Vorteile von PDFs liegen auf der Hand: Egal welches Betriebssystem die Kollegen benutzen - jeder kann die veröffentlichten Dateien in dem Layout sehen, in dem sie angelegt wurden. Zeilenumbrüche und Abbildungen stehen dort, wo sie hingehören, und die Schriften sind korrekt dargestellt. Darüber hinaus können Sie durch verschiedene Darstellungs-Qualitätsstufen die Dateigröße beeinflussen und sogar Ihre Inhalte vor Änderung und Missbrauch schützen. Beispielsweise können Sie nur bestimmten Personen Zugang durch Passwörter gewähren oder Sie verhindern das Kopieren oder Drucken von Inhalten. Doch diese Mechanismen nützen leider nur gegen Zugriffe von Otto Normalverbraucher - PDF-Cracks können diesen Schutz überwinden. Insbesondere einfachere Formen der Verschlüsselung sind für sie relativ leicht zu umgehen.

Die nötige Software

Möchten Sie PDFs nur lesen, benötigen Sie nur den PDF Reader, den sie bei www.adobe.com/de/ unter "Downloads" kostenlos herunterladen können. Damit können Sie jedoch keine PDF-Dateien erzeugen. Um sie zu erstellen, gibt es einfache, kostenlose Programme wie beispielsweise den PDF Creator, den Sie beispielsweise unter www.freeware.de/software/Programm_PDFCreator_11310.html herunterladen können. Ist er installiert, können Sie über die normale Druckfunktion Ihrer Programme ein PDF ausgeben, indem Sie beim Druckernamen anstelle eines Druckers das Adobe PDF wählen. Die kostenlosen Open Source Programme von OpenOffice haben eine solche Funktion von vorneherein eingebaut. Über den Button, mit dem Sie ansonsten die Druckereigenschaften einstellen, können Sie nun die PDF-Einstellungen wählen. Diese Programme wurden nicht von Adobe Systems entwickelt, sondern von anderen Firmen, die das offene Format PDF interpretieren und nutzen. Mit der zahlungspflichtigen neuesten Vollversion Acrobat 8 Professional erwerben Sie das Originalprogramm von Adobe, mit dem Sie PDFs lesen, schreiben und bestehende Dokumente verändern können. Das ist vergleichbar mit dem Kauf von Originaldruckerpatronen oder nachgebauten NoName-Patronen für den Drucker. Sie haben die Wahl.

Sicherheitseinstellungen

Sie können Ihre Dateien mit verschiedenen Sicherheitseinstellungen belegen, die verhindern, dass Unbefugte den Inhalt verändern. Dies ist für Veröffentlichungen aber meist nicht zwingend notwendig. Bei einigen Volltextservern - wie zum Beispiel dem Freiburger Dokumentenserver FreiDok - ist bei Dissertationen sogar ausdrücklich vorgeschrieben, dass Drucken und Kopieren von Textpassagen möglich bleiben muss.

Bei der Software Acrobat 8 Professional können Sie die Sicherheitseinstellungen bei -> "Datei" -> "Eigenschaften" unter dem Tabreiter "Sicherheit" kontrollieren. Bei dem Sicherheitssystem entscheiden Sie sich für "Kennwortschutz". Sie können nun zwischen unterschiedlichen Kompatibilitätseinstellungen (Acrobat 3, 5, 6 und 7) auswählen, die sich auch auf die Stärke der Verschlüsselung auswirken. Eine Kompatibilität zu Acrobat 5 sollte im Normalfall ausreichend sein. Möchten Sie Ihr Dokument einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen, sollten Sie natürlich kein Kennwort zum Öffnen des Dokuments vergeben. Die Einstellungen, die in der Abbildung auf Seite 84 zu sehen sind, reichen im Normalfall aus, um die Sicherheitsbedürfnisse des Autors, sowie die Möglichkeiten einer sinnvollen wissenschaftlichen Nutzung der Arbeit zu gewährleisten.

Die gleichen Einstellungen können Sie auch beim PDF Creator, über die Funktion "Eigenschaften", für den Druck übernehmen: Wählen Sie dazu bei "Sicherheit" beispielsweise "Sicherheit pro Auftrag neu bestätigen" und geben Sie Ihre Angaben unter "bearbeiten" ein.


Schriften einbetten

Wenn Sie keine Systemschrift wie Verdana oder Arial in ihrem PDF-Dokument verwenden, kann der Empfänger möglicherweise ihr Dokument nicht lesen. Um dieses Problem zu umgehen, können Sie in Ihrem neu zu erstellenden PDF-Dokument die verwendeten Schriften einbetten. Falls Sie das PDF mit der Druckfunktion des PDF Creators erzeugen, klicken Sie" bei den Standardeinstellungen auf "Bearbeiten. Im nächsten Fenster wählen Sie links "Schriften" und fügen dem Fenster "Immer einbetten" die von Ihnen verwendete Schriftfamilie hinzu. Sie können natürlich auch "alle Schriften einbetten" auswählen, dann sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Dateigröße beeinflussen

Wenn Sie das PDF mit dem Vektorprogramm Illustrator erstellen ist es sinnvoll, zuvor alle Schriften in Pfade umzuwandeln. In diesem Fall enthält das Dokument keine editierbare Schriften mehr (die Schriften sind sozusagen in eine Grafik umgewandelt worden) und es kann nichts mehr schief gehen.

Sie können darüber hinaus unter den oben erwähnten Standardeinstellungen des PDF Creators unterschiedliche Ausgabequalitäten wählen. Beispielsweise "kleinste Dateigröße" für Dateien, die Sie per E-Mail verschicken oder im Internet präsentieren möchten und "Qualitativ hochwertiger Druck" für Dateien, die Sie zum Offset-Druck geben oder mit denen Sie Ihren Institutsflyer drucken möchten. Klicken Sie einfach eine Ausgabequalität an - in dem kleinen beigefügten Editor sehen Sie die zugehörige Beschreibung.


Webseite in PDF umwandeln

Falls Sie Webseiten als PDF konservieren möchten, ist dies einerseits über die "Drucken"-Funktion Ihres Webbrowsers möglich wie beim PDF Creator. Im Acrobat Professional haben Sie die Möglichkeit, bei "Datei" -> "PDF erstellen" -> "aus Website" die gewünschte Webadresse (URL) einzugeben und zu wählen, ob Sie nur eine Seite, alle Unterseiten dieser Adresse oder nur die Unterseiten bis zu einer gewissen Tiefe speichern möchten. Sie erhalten in den letzteren beiden Fällen ein mehrseitiges PDF-Dokument.

Kommentare einfügen

Falls Sie Anmerkungen in ein PDF anfügen möchten, ist dies sehr einfach über die Funktion "Überprüfen und Kommentieren" -> "Notiz anfügen" im Acrobat Professional möglich. Es erscheint ein Kommentarfeld, in das Sie ihre Anmerkung schreiben können und das oben rechts verkleinert werden kann. Das Kommentarfeld und das gelbe Kommentarzeichen können Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle im Dokument verschieben. Praktisch ist die Status-festlegen-Option bei "Optionen" im Kommentarfeld. An dieser Stelle können Sie den Kommentar eines Kollegen als "akzeptiert" oder "abgelehnt" markieren. Arbeiten Sie mit einem Team von Mitarbeitern an einem Dokument, kann jeder an dieser Stelle den Kommentar markieren und so den Workflow sichtbar machen.


Bilder exportieren

Falls Ihnen die Bilder eines PDF-Dokuments so gut gefallen, dass Sie sie gerne über ihren Schreibtisch oder den Abzug hängen würden, können Sie in Acrobat Professional alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag exportieren. Unter "Erweitert" -> "Dokumentverarbeitung -> "Alle Bilder exportieren" können Sie die Bilder speichern und die dazu benötigten Einstellungen wählen. Falls Sie die Bilder drucken möchten, sollten Sie das Farbformat CMYK und rund 300 dpi wählen.








Letzte Änderungen: 09.02.2008